En la economía del saber, saber encontrar la información que uno necesita puede contar tanto como el puro conocimiento. Lo grave es que tenemos mejores herramientas para encontrar lo que hay en la red que lo que está en nuestra propia computadora. La paradoja es evidente: los documentos con mayor probabilidad de sernos útiles están a la mano pero son más difíciles de encontrar que si estuvieran regados en el ciberespacio.
San Francisco, California, 29.ago.04
Con el tiempo, la cantidad de archivos presentes en una computadora de uso diario puede alcanzar cifras sorprendentes. Cuidadosamente jerarquizados tengo 103,000 archivos en la sección Mis Documentos. Los artículos y otros textos escritos por mí ocupan 730Mb de disco duro y los documentos de archivos sobre los temas que cubro ocupan 431Mb. Outlook contiene 20,000 mails (y limpio a cada rato) y mis contactos se acercan a los 2,000 (el programa ocupa 1,3 Gb).
Mantener un cuidadoso orden en la clasificación de los expedientes, requiere de una seria inversión en tiempo. La verdadera solución para encontrar algo rápido es tenerlo indexado con anterioridad, quiere decir, haber registrado automáticamente su contenido en una base de datos especial y ultra rápida.
La indexación es el secreto de la velocidad con la cual operan los motores de búsqueda. Aparece cada vez más como la respuesta para resolver el problema planteado por el exceso de correo electrónico. No es casualidad si el ejemplo fue dado por Google y su Gmail con la misma paradoja que reside en la web y no en la computadora de uno. En los últimos meses, sin embargo, aparecieron respuestas.
Lookout es un pequeño programa recién comprado por Microsoft y que cualquier usuario de Outlook puede bajar gratis en uno de los sitios de la compañía (sandbox.msn.com). Permite encontrar de manera casi instantánea citas, contactos y mails. Su más seria limitación es que no permite ver sino las primeras líneas de los documentos encontrados gracias a un rollover.
X1 (x1.com) es más ambicioso. Indexa el contenido de varios programas de gestión de la información personal (Outlook, Eudora etc.) y todos los archivos presentes en cualquier disco duro. Reconoce 255 tipos diferentes (Works, Acrobat, Excel, PowerPoint, WinZip, etc.). El usuario puede agregar otros. Al lado de la lista de los archivos encontrados en el marco de una búsqueda, basta con seleccionar uno de ellos para ver su contenido desplegado en una ventana adyacente. El formato original está preservado y el documento puede ser visto aun si el usuario no tiene el programa (MacWrite para Macs, por ejemplo). Cuesta 75 dólares en promoción y lo puede probar gratis durante 15 días.
Mientras la mayoría de los programas de ese tipo implican teclear una o varias palabras, activar un botón y esperar, X1 parte de la lista de todos los documentos presentes y los elimina a medida que el usuario teclea. «No importa como o donde guardó (de manera inadvertida) los datos. X1 ofrece una interfase única para encontrar, utilizar y manejar toda la información,» nos explicó por mail Mark Goldstein, fundador de la compañía que nació gracias al apoyo del legendario Bill Gross y de su incubador Idealab.
Un programa como ese puede tener un serio impacto sobre la forma en la cual trabajamos. «Hemos descubierto que ciertos usuarios dejan de invertir su tiempo en el mantenimiento de una estructura organizacional compleja de expedientes (¿Acaso este mail va en ‘clientes’ o en ‘amigos’?)» nos explicó Goldstein. «La gente deja que su ‘Inbox’ crezca hasta tener miles de mensajes cuando antes de utilizar X1, los clasificaban para mantener cierto orden. Ya no tienen porque preocuparse por perder un mail o un archivo determinado.»
La tentación es real pero podría ser un error en la medida en la cual, para limitarnos al caso de los mails, el hecho que uno de ellos se encuentre entre «clientes» puede hacer nos pensar por asociación de ideas a otra persona y ayudarnos en la búsqueda referida. Ahí está la limitación de la indexación tal como existe hoy. No es asociativa, no permite vincular un documento con otro que no tuviera necesariamente la misma palabra, pero que pudiera tener una relación apreciable.
Materializadas por enlaces, la asociación es el secreto de la web, la que le da su fuerza y su encanto. Otras herramientas permiten crearlas en su computadora.
Continuará…
